数える道具の話は、「電子カルテなしで院の数字を出す方法｜紙カルテと予約帳」でお話ししました。紙のカルテと、予約帳と、レジの日計表。

これで毎月の数字は出せます。

この記事は、その次の話です。数えたものをどこに書き留めるか。書いたあと、それをどう確かめるか。そして、いつから判断してよいのか。

用意していただくのは、紙1枚です。毎月、同じ形の紙1枚。並べられる形にしておくことが、いちばん効きます。

様式は、紙1枚で足ります

手で数えるのはごく少ない項目。あとは書いたものを組み替えれば出ます。

様式は、A4を1枚。それ以上は要りません。

大事なのは、枚数でも項目の多さでもなく、毎月同じ形の紙に、同じ場所へ、同じ定義で書くことです。形が毎月変わる紙は、あとで並べても比べられません。

手で数えるのはごく少ない項目です。そこから先：来なくなった方の数、患者数の増減、一人あたりの来院回数、1回あたりの単価、は、書いたものを組み替えれば出てきます。新しく集めるものは、ひとつもありません。

数え方そのもの：紙のカルテでどう実人数を数えるか、予約帳とレジ日計表をどう使うか、は、「電子カルテなしで院の数字を出す方法｜紙カルテと予約帳」のほうに書いてあります。

紙1枚が12枚たまると、それが先生の院の1年分になります。

数えたら、整合性を確かめる

数えたら、確かめます。合わなければ、直すのは数え方のほうです。

数えたあとは、数字どうしの辻褄が合っているかを確かめます。合わなければ、確実に数え方を間違えています。

そして、合わなかったときに直すのは数え方のほうです。数字のほうを合わせにいくと、次の月も、その次の月も、同じことが起きます。

この確認は、その月のうちにやってください。3ヶ月経ってから見返すと、なぜ合わないのかが思い出せません。

判断ができるのは、3ヶ月そろってからです

判断ができるのは、3枚そろってからです。それまでは、数えることが仕事です。

月ごとの数字は、想像以上に動きます。連休がどこに入ったか。天気が続いたか。たまたま重なった予定があったか。

ひと月の上下は、その程度のことでいくらでも動きます。ですから判断は、3ヶ月をならして行います。

1枚目を書いた月も、2枚目を書いた月も、まだ3ヶ月はそろっていません。ならす材料がないので、判断はできません。

それでいいんです。最初の3ヶ月の目標は、数字を良くすることではありません。

同じ定義で3回数えて、同じ形の紙が3枚そろうこと。それだけです。3枚そろって、はじめて先生の院の基準線が出ます。

比べる相手は、他院でも目標でもなく、その基準線です。

同じ定義で3回数えられること。それだけです。

ここを飛ばして1枚目や2枚目で判断を始めると、以降の判断がすべて砂の上に建ちます。

空欄と「0」を、区別してください

ここを飛ばすと、以降の判断が砂の上に建ちます。

最後にひとつ。数えたけれど0だったときは「0」と書いてください。空欄にしないでください。

空欄は「数えなかった」を意味します。半年後に振り返ったとき、0だったのか数え忘れたのか分からなくなります。分からない月は、検証できません。

紙1枚と、月に15分。入力が10分、検算が5分。たとえば毎月最初の月曜、開院前の15分と決めてしまう。

集計から記入、辻褄の確認まで含めて、それくらいです。始めるのに、システムも予算も要りません。

次に読む：シリーズ 20 ／ 30

▶　院の継続率は今月の数字では出せません｜分母を動かさない【第3章 #7】

この続きは、INSIDE OUT NUMBERS オンラインサロンで

紙は1枚。では、いつ、誰が書きますか。

この記事でお伝えしたのは、様式と、書いたあとの確かめ方までです。その数字をどう読むのかは書いていません。

1枚が3枚たまって、はじめて読めるようになります。1枚目と2枚目では、まだ何も決められません。

その問いに答えられるのは、先生の院の数字だけです。

INSIDE OUT NUMBERS でやることは、3つだけです。毎月、5つの数字を打つ。3ヶ月で、先生の院の基準線を出す。そこから、手を入れる場所を1つに絞る。むずかしい計算は、ひとつもありません。使うのは電卓だけです。

3ヶ月目、紙が3枚たまります。1枚では何も決められなかったものが、3枚並べた日に読めるようになります。毎月15分の積み上げが、判断できる材料に変わる日です。

3ヶ月は、待つ時間ではありません。数えている時間です。数字は毎月しか増えませんから、始めた月が、そのまま起点になります。来月からにすれば、分かるのも1ヶ月あとになります。

まず、今日のうちに先月の5つを出してみてください。先月の実人数、今月の新患、今月の実人数、延べ来院回数、売上。

それだけで、先生の院の1ヶ月目が終わります。手が止まったところが、いま足りていないものです。

そこから先を一緒に埋めていくのが、INSIDE OUT NUMBERS です。

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